書類選考突破のための基本マナー
応募書類を送る際、企業側の担当者さんとやり取りをする際、気を付けておくと良い基本マナーがあります。応募書類の内容以前に、基本的なビジネスマナーができているかどうかは採用活動での印象や評価に大きく関わります。ちょっとしたところで損をしてしまわないよう、簡単に体裁を整える習慣を身に着けましょう。
【1】メールの送り方のポイント(基本構成)
- 件名
- 宛名
- 挨拶文
- 内容
- 結びの言葉
- 署名
【一例】応募書類を企業に直接送る場面
件名のつけ方
件名はなるべく具体的に、要件が一目でわかるよう言葉を選びましょう。
受け取り側の企業担当者さんは、日々のお仕事で一日に何十件もメールをやりとりしている可能性もあります。要件の伝わりやすさを優先した件名をつけましょう。相手が後からメールを探しやすくするという配慮にも繋がります。
【例】
「〇〇職応募の件／〇〇 〇〇(氏名)」
「応募書類の送付について／〇〇 〇〇(氏名)」
宛名
会社名、部署名、担当者名の順番構成を守り、より丁寧に記載しましょう。
担当者名がわからないときは「ご担当者様」や「採用ご担当者様」で代用も可能です。
社名は略さないこと、また漢字間違いはNGです。特に相手の名前は似た漢字が多い場合でもちょっとした間違いが失礼に当たります。少し慎重になり、間違えないよう注意しましょう。
【例】
〇〇株式会社
人事部
〇〇 様
冒頭のあいさつ
自分が何者なのかを必ず名乗りましょう。また、相手との関係性や場面に応じて冒頭のあいさつの書き方を変えましょう。
メールを送るに至った経緯なども簡単に記すとより丁寧な印象になります。
【例】
・初めてご連絡いたします。〇〇と申します。
・この度は△△の件でお世話になります。〇〇でございます。
・お世話になります。〇〇と申します。
本文の内容
メールの文面はわかりやすく伝える必要があります。簡潔に文章をまとめ、読みやすいように適度に改行することを意識しましょう。
結びの言葉
最後にひとこと添えて全体をしめくくりましょう。
【例】
・ご確認の程、宜しくお願い申し上げます。
・ご査収いただけますと幸いです。どうぞ宜しくお願いいたします。
・お忙しい中恐縮でございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
「氏名」「電話番号」「メールアドレス」等、今後の連絡手段として相手に伝えられる項目を文末に記します。
応募書類をPDF 変換する際にパスワード設定を
パスワードの設定手順
- 「ファイル」
- 「名前を付けて保存」
- 「ファイルの種類」でPDFを指定する
- 「オプション」をクリック
- 「ドキュメントをパスワードで暗号化する」にチェック☑を入れて、「OK」
- パスワードを指定し、「OK」をクリック
- 「保存」をクリックして完了
参考サイト
その他注意事項
メール1通送るにも「相手への配慮」が必要となります。いくら完璧なメールを送っていても、時間帯などに配慮していないとマナーが悪いと思われてしまう可能性があります。なるべく就業時間内に送ることを心がけましょう。
また企業へメールを返信するときは必ず文面を残し、１日以内に返信しましょう。
参考サイト
【2】書類の送り方のポイント
- 封筒
- 送付状
- 書類の入れ方
宛名の書き方、切手の貼り方、書類の入れ方等、全ては受け取る人の印象に関わるものです。
採用担当者はしっかりとチェックしていますので、マイナスにならないようマナーを守って準備しましょう。
封筒
書類が折らなくても入るサイズで送りましょう。
宛先の記入は社名を諸略せず、正式名称で書きます。部署宛の場合は「御中」、担当者宛（個人宛）の場合は「様」とします。わからない場合は「採用ご担当者様」でも可能です。
送付状
履歴書や職務経歴書などの応募書類を企業へ郵送する際は、必ず送付状を同封しましょう。応募書類だけを封筒に入れて送るのは失礼に当たります。 送付状は郵送物の内容を簡潔に伝える役割があり、「誰が」「どんな書類を」「どれくらい」送ったのかが明確になります。
- 日付
- 宛名
- 差出人
- 送付状のタイトル
- 本文（ 頭語→時候の挨拶→用件→結語）
- 記書き（最後に以上で締める）
【送付状の例】
ワンポイントアドバイス
参考サイトの例を完全にコピペして済ませることは避けましょう。
特に簡単な動機など、なるべくご自身の言葉でまとめると受け手の印象が良いです。
書類の入れ方
新しいクリアファイルに書類をまとめてから封筒に入れましょう。
上から送付状、履歴書、職務経歴書といった書類の順になるよう重ねます。
応募書類を持参する場合
応募書類を直接手渡しする場合は、郵送する場合と比べて書類を紛失するリスクがないため、送付状は必要ありません。しかし、持参する場合でもクリアファイルに入れてから封筒に入れて持ち運ぶようにしましょう。